与传统的手动密集货架相比，智能密集货架的智慧在于在货架上安装档案管理系统，实现数据系统与控制系统的紧密结合，以及现代化、智能化的档案仓库管理。使用密集的货架管理系统，员工可以通过简单的操作有序地存储和管理文件。

当工作人员操作密集的框架时，框架的运行状态以虚拟动画的形式显示，并获取框架的实时状态信息。在密集的货架系统中，智能档案管理功能采用统计数据分类统计、借阅日志、未偿还统计数据的过期借阅和催促通知，以及相关统计数据的打印，使档案数据得到科学管理。它可以根据分类自动放置，也可以批量倒置。档案可通过管理系统软件记录、存储和操作控制日志等。实现文件箱的功能。在系统的所有数据选项中，选择一个或多个文件项目，然后组装盒子，选择文件箱，完成文件箱。

智能密集货架管理系统软件根据足够的情况变化和动画的实际效果声提示等，提高了人机交互的实际效果。具有多种红外报警功能，包括走道红外报警。当工作人员进入架体走道时，系统软件自动锁定架体移动，消除工作人员被架体夹伤的危害。此外，防挤压压力保护设备，当架体移动受阻时，架体自动终止移动并警告，维护工作人员的安全，当工作人员离开架体时，架体自动解锁。收集内部温度、湿度、PM2.5.数据信息，监控器件的存储，并显示数据信息报表的作用，使档案信息的存储环境一目了然。

智能密集架管理系统依托大数据和物联网现代技术，实现了密集架的智能和人机交互，帮助档案人员解决档案检索、保存、安全等问题，提高档案管理效率。